Tiedonhallinnan ratkaisuihin liittyy runsaasti käsitteitä. Laajimmillaan kyse on yrityksen tietämyksen hallinnasta ja suppean tulkinnan mukaan yrityksen tuottaman sisällön julkaisu esimerkiksi nettisivuilla tai Extranetissä tulkitaan tiedonhallinnaksi. Yksittäisen osaratkaisun tai sen laajennuksen esimerkiksi dokumentinhallintajärjestelmän hallittu haltuunotto vaatii ponnistuksia useiden käsitteiden sisäistämiseksi. Laajan liiketoimintahyödyn saamiseksi tarvitaan kattava näkemys yrityksen tiedon hallinnan kentästä. Omassa organisaatiossa on oltava ymmärrystä, mitä halutaan ostaa ja miten yrityksen tietojärjestelmien tulee toimia. Kun osaaminen ja ymmärrys ovat riittävät, on seuraava askel selvittää miten oma ja yrityksesi työ helpottuvat, säästät aikaasi, saat tehostettua liiketoimintaasi ja uusittua yhteistyövälineitä. Mikäli haluat apua tai lisää tietoa, tarjoamme kevyttä esiselvitys- ja kartoitusprojektia ennen varsinaista dokumentinhallintajärjestelmän hankintaa.
Tiedon hallittuun jakamiseen ja tuottamisen kontrolliin kannattaa kiinnittää huomioita. Sieltä tulevat todelliset hyödyt liiketoimintaan. Valitettavasti tiedonhallinnan kentällä ei ole yhtä oikeaa ratkaisua eikä kaikille sopivia valmiita sääntöjä. Lisäksi IT-maailmalle tyypilliseen tapaan alkuun pääsyä hankaloittamaan on rakennettu käsiteviidakko. Tarjolla on runsaasti IT-termejä. Tähän Blogiin on kerätty yleisimpiä termejä. On myös hyvä tiedostaa, että IT-järjestelmille ominaiseen tapaan kutakin käsitettä pyritään venyttämään siten, että lukija voisi tulkita kunkin käsitteen kattavan kaiken tiedon hallintaan liittyvän toiminnan. Pelikentän havainnollistamiseksi teoreettinen kuva (kuva 1) jäsentää kentän suhteita. Sen jälkeen Wikipedian kuvaukset sekoittavat teorian tehokkaasti sekamelskaksi ja niiden pohjalta saisi lukija ponnistaa eteenpäin.
Suosittelen (ainakin kevyttä) perehtymistä yritysten ja organisaatioiden tiedonhallinnan käsitteisiin. Toivottavasti pelikentän jäsentäminen helpottaa omien tavoitteiden asettamista ja siten selkeyttää myös hankintaa että käyttöönottoa. Lisätietoa, valaistusta ja oikean polun yrityksellesi saat soittamalla tai lähettämällä yhteydenottopyynnön meille sähköpostitse tai Ota yhteyttä -lomakkeella.
Yrityksen tietämyksen hallinnan ratkaisuihin liittyvien käsitteiden painotusta ja suhteita kuvataan seuraavassa graafissa.
Kuva 1:  Tietämyksenhallinnan käsitteiden suhteet
Kuvassa esiintyvien termien määrittely
- • Knowledge Management (KM), tietämyksen hallinta/ johtaminen
- • Enterprise Content Management (ECM), työkalut ja strategia yrityksen jäsentymättömän tiedon hallintaan
- • Document Management System (DMS), dokumentinhallinnan järjestelmä
- • Content Management System (CMS), sisällönhallinnan järjestelmä
- • WebContent Management (WCM), sisällön julkaisu nettisivuille
Linkkejä lisätietoihin Wikipediasta: KM, ECM, DMS (englanniksi), CMS, WCM.
Yrityksen tuottamaa tietoa voidaan hallinnoida useilla toisiaan täydentävillä ratkaisuilla. Yksi sovellus harvoin riittää kaikkeen yrityksen toimintaan. Esimerkiksi kirjoittamiseen käytetään usein Microsoftin Wordia, toimialan erityispiirteet on huomioitu tuotannonohjausjärjestelmässä, oma ohjelma tarvitaan markkinointia ja netin kautta yhteistyön tekemistä ja tiedon jakamista varten. Lopputuloksena syntyy paljon dokumentteja, yhteistyökommentteja, sähköpostiliikennettä ja palautteita asiakkailta ja omilta työntekijöiltä. Nykyaikainen järjestelmä kerää tiedon yhteen paikkaan ja pitää kirjaa muutoksista. Tiedon tallennusalusta taipuu myös liiketoiminnan muutoksiin, jolloin työt voidaan organisoida oman toiminnan edellyttämällä tavalla eikä siten kuin ohjelma vaatii.
NaviCaren tarjoama Navias – OpenKM on tiedonhallintaan kattava ja joustava alusta, johon voidaan liittää muista järjestelmistä tietoa tai sitä voidaan käyttää pääjärjestelmänä tiedon tuottamiseen ja järjestämiseen, oikeuksien ja tiedon jakamiseen ja tiedon löytämiseen. Versionhallintaan liittyvät muutoskirjaukset ja yhdessä ja omalla koneella työstämiset kuuluvat nykyaikaiseen ohjelmaan. Yhteistyövälineitä voi tarjota oman henkilökunnan lisäksi esimerkiksi avainasiakkaille tai julkaista tietoa tarjolle omaan Extranetiin.
Lisätietoja tiedonhallinnasta ja siihen liittyvistä ratkaisuista:
Tatu Lempiäinen
NaviCare Oy
050-309 6 903
tatu.lempiainen(at)navicare.fi