Tiedon poiminta digitaalisista lähteistä yhteen paikkaan.
Tiedon järjestäminen ja löytäminen
Navias – OpenKM tiedon ja dokumenttien hallinnan järjestelmän yksi merkittävimmistä tehtävistä on poimia tieto digitaalisista lähteistä yhteen paikkaan. Tiedon tuonti on automatisoitavissa ja tallennuksen yhteydessä se on järjestettävissä. Lisäksi tietoon voidaan liittää metatietoa tai dokumentin hakemisen tai käytön kannalta olennaisia avainsanoja.
Järjestä ja löydä dokumentit
Tiedon ja dokumenttien keskittäminen yhteen paikkaan mahdollistaa kerätyn tiedon selailun, muokkaamisen ja jalostamisen yhdestä ohjelmasta käsin eikä käyttäjän tarvitse muistaa tai tietää, minkä polun päähän se on alunperin luotu tai mikä ohjelma sen on tuottanut. Dokumenttien löytymisen lisäksi valmiiksi indeksoitujen (järjestettyjen) dokumenttien haku on nopeaa.
Ajantasaista ja oikeaa tietoa
Muista järjestelmistä voi tuoda automatioidusti metatietoja käytettäväksi tallennuksessa ja hakutekijöinä. Tällaisia ovat esimerkiksi asiakas-, projekti- ja työntekijätiedot, jotka voidaan mieltää masterdatan hallintaan (Master Data Management, MDM). Kun rekisterit ovat ajantasaiset, ei metatietoihin tule kirjoitusvirheitä. Virheettömämpi tieto parantaa myös hakutuloksia ja yrityksen tiedon laatua. Tiedon ja dokumenttien hallintajärjestelmä onkin tuottoisaa integroida yrityksen muiden järjestelmien kanssa.