On selvää, että suuryritykset tarvitsevat hyvän dokumenttienhallintaohjelmiston, koska ne käsittelevät suuren määrän asiakirjoja. Usein unohtuu, että myös pienet ja keskisuuret yritykset tuottavat asiakirjoja. Itse asiassa, on olemassa yhteisöjä, jotka joutuvat (enenevässä määrin) organisoimaan hallintoaan sähköisessä muodossa, mikä johtaa PK-yritysten dokumenttien hallinnan tarpeen kasvamiseen.
Mitä dokumentinhallinnan sovelluksella on tarjottavanaan PK-yrityksille?
Yritykset koosta riippumatta tarvitsevat dokumenttien hallinnan palveluita useista syistä, mutta ilmeisimpiä ovat aika-ja kustannussäästöt tiedostojen hallinnassa.
Dokumentinhallintajärjestelmän tarjoamia hyötyjä PK-yrityksille
- • Tiedostojen hallinta vähenee. Jos skannaamme asiakirjakokonaisuuden, havaitsemme kustannusten suhteessa fyysisten tiedostojen ylläpitoon ja hallintaan vähenevän huomattavasti.
- • Asiakaspalvelu. Dokumentinhallintajärjestelmän käyttöönoton myötä yrityksen prosesseja voi automatisoida, tietoa hallinnoida nopeammin ja näin parantaa asiakassuhteen hoitoa merkittävästi.
- • Tehokkuutta ja osaamista. Tietojenkäsittelyyn liittyvien palveluiden ansiosta, PK-yrityksen henkilöstö kasvattaa tehokkuuttaan, kun prosessit ovat ketterämpiä ja tehtävät muuttuvat kevyemmiksi. Lisäksi painopiste siirtyy tiedon syöttämisestä tiedon jalostamiseen ja oikeellisuuden tarkistamiseen.
- • Suorituskyky. Yksi merkittävimmistä eduista on, ettei tarvitse käyttää dokumenttien käsittelyyn perinteisiä dokumenttien hallinnan menetelmiä. Perinteisiin menetelmiin liittyvä hidas tiedonsaanti muuttuu tarpeettomaksi ajanhukaksi.
- • Yhteisöllisyys. Laadukas dokumenttienhallintaohjelmisto tarjoaa puitteet ja resurssit, joiden avulla yrityksen työntekijät voivat kommunikoida ja lähettää dokumentteja samalla alustalla eikä heidän tarvitse tätä varten turvautua muihin järjestelmiin.
Navias – OpenKM ja PK-yritykset
Dokumentinhallintaohjelmiston käyttöönotosta on PK-yritykselle huomattava etu.
Valittaessa yhtiöllenne parasta järjestelmää on huomioitava kaikki artikkelissa aiemmin mainitut kohdat ja niitä vasten harkittava, soveltuuko ohjelma todella tarpeisiinne.
Navias – OpenKM on dokumenttien hallinnan työkalu, joka sopeutuu täysin pienten, keskisuurten ja suurien yritysten vaatimuksiin. Yrityksen hallinnoimien dokumenttien kokonaismäärällä ei ole merkitystä. Niitä hallinnoidaan intuitiivisen käyttöliittymän kautta ja ulkoiset tahot voivat haluttaessa hyödyntää sitä.
Lähde: http://blog.openkm.com/en/document-management-for-smes/