Voiko yrityksesi ottaa käyttöön dokumentinhallintajärjestelmän?
Yksi tekijä, joka huolestuttaa yhtiöitä otettaessa käyttöön dokumenttien hallintajärjestelmää on, mukautuuko järjestelmä liiketoiminnan kokonaisuuteen ja huomioiko se yrityksen tarpeet.
Vastatakseen tähän haasteeseen dokumentinhallinnan on oltava joustava.
Sen selvittämiseksi, miten paljon yrityksesi tarvitsee dokumentinhallintajärjestelmää, voidaan käyttää seuraavia kriteereitä.
Tarpeeton paperin käyttö
Fyysisen tilan hupeneminen ja arkistoitavien liiketoimintapapereiden kasvava määrä ovat ikäviä, mutta jokapäiväisiä ongelmia. Näiden ratkaisemiseksi on aina toivottavaa ottaa käyttöön dokumenttien hallintajärjestelmä. Tämän seurauksena säästät paperia ja lisäksi vähenee fyysisen tilan tarve paperin säilyttämistä varten.
Tietoturva& turvallisuus
Usein tieto paperilla menetetään tai toistettaessa sama asia uudestaan sitä on muiden vaikeampi hyödyntää, kun löytyminen on epävarmaa etenkin jos henkilöitä vaihtuu tai arkistomenetelmä ole läpinäkyvä kaikille. Asiakirjojen hallintajärjestelmä ehkäisee myös tietojen ja dokumenttien tarpeetonta menetystä sekä estää niitä joutumasta vääriin käsiin.
Yrityksen viestintä
Dokumenttien hallintajärjestelmä vaikuttaa positiivisesti yrityksen sisäiseen ja ulkoiseen viestintään. Järjestelmän yhtenäisyys mahdollistaa sen, että kuka tahansa yrityksen valtuuttama käyttäjä pääsee käsiksi yhtiön ylläpitämään dokumentaatioon. Lisäksi dokumenttien säilytyspaikasta löytyy ajantaisainen versio ja mahdollinen muutoshistoria ja dokumenttiin liitetyt erilliset kommentit, jotka eivät näy varsinaisessa dokumentissa.
Käytettävyys
Sovelluksen on oltava intuitiivinen ja käyttäjäystävällinen. Käyttöliittymän ominaisuudet ja toiminnallisuudet helpottavat käyttäjän hyväksyntää, parantavat prosessin toteutusta sekä käyttöä.
Navias – OpenKM -dokumentinhallinta mukautuu liiketoimintaasi
OpenKM dokumenttien hallintajärjestelmä on monipuolinen ja kattaa kaikki edellä mainitut vaatimukset.
Tehokkaat ominaisuudet mahdollistavat sen, että yrityksesi voi hallita tietojaan, helpottaa yhteistyötään sekä dokumenttien hallintaa ja hakua.
lähde: http://blog.openkm.com/en/can-my-company-implement-a-document-management-system/