Voiko yritykseni ottaa käyttöön sähköisen dokumenttien hallintajärjestelmän?

Mukautuuko dokumenttien hallintajärjestelmä (ECM) liiketoimintasi kokonaisuuteen ja huomioiko se juuri sinun yrityksesi tarpeet?

Vastatakseen näihin haasteisiin dokumenttien hallintajärjestelmän on oltava joustava.

Seuraavien arviointikriteerien avulla voit selvittää miten paljon yrityksesi tarvitsee sähköistä dokumenttien hallintajärjestelmää.

Päästyäsi vauhtiin, pyydä meiltä lisätietoja lomakkeella tai puhelimitse.

Tarpeeton paperin käyttö

Hupeneeko yrityksesi fyysinen tila arkistoitavan liiketoimintapaperien määrän kasvuessa? Dokumenttien hallintajärjestelmän avulla säästät paperia etkä tarvitse enää fyysistä tilaa paperin säilyttämiseen.

Tietoturva ja tiedon säilytys

Omalle koneelle tallennetun tiedoston tai mappiin tulostetun paperin ajantasaisena pitäminen vaatii paljon työtä. Lisäksi näin tallennetun tiedon hyödyntäminen myöhemmin samankaltaisissa töissä (esimerkiksi henkilönvaihdosten jälkeen) on haastavaa – jo tiedon löytäminenkin on epävarmaa. Käytännössä omalle koneelle tai paperille tallennettu tieto saatetaan menettää eikä se ole pohjana toistettaessa samankaltaista tehtäviä. Asiakas saattaa kokea tämän ailahtelevana laatuna toiminnassa.

Henkilökohtaiset käyttäjätunnukset, tarkka oikeuksien jako ja muutostietojen rekisteröinti tarjoavat tehokkaan turvan ja seurannan. Dokumenttien hallintajärjestelmä ehkäisee paitsi tietojen ja dokumenttien tarpeetonta menetystä myös estää niitä joutumasta vääriin käsiin.

Viestintä ja tiedon jakaminen

Dokumenttien hallintajärjestelmä helpottaa yrityksen sisäistä ja ulkoista viestintää. Järjestelmän yhtenäisyys mahdollistaa sen, että kuka tahansa yrityksen valtuuttama käyttäjä pääsee käsiksi yhtiön ylläpitämään ajantasaiseen dokumentaatioon.

Käytettävyys

Järjestelmän on oltava intuitiivinen ja käyttäjäystävällinen. Käyttöliittymän ominaisuudet ja toiminnallisuudet helpottavat käyttäjiä hyväksymään ohjelman ja tehostavat käyttöä.

Navias – OpenKM -dokumentinhallinta mukautuu liiketoimintaasi

Mieti, onko sinulla varaa olla tehostamatta toimintaasi? Dokumenttien hallintajärjestelmän ominaisuudet sallivat yrityksesi ottaa tietonsa hallintaan, helpottaa yhteistyötä ja dokumenttien nopeaa hakua.

OpenKM on monipuolien dokumenttien hallintajärjestelmä ja vastaa kaikkiin edellä mainittuihin vaatimuksiin.

Ota yrityksesi dokumentit haltuun. Ota yhtettä ja sopeutetaan dokumentinhallinta tarpeisiisi.

 

Tiedonhallinta – OpenKM

Tiedon ja dokumenttien hallinta – OpenKM. Ohjelma sisältää kaiken olennaisen dokumenttien hallintaan mukaanlukien yhteistyövälineet ja kattavat hakutoiminnot. Monipuoliset tarpeesi paketoidaan yksinkertaiseksi ratkaisuksi.

Yhteistyövälineistä ja kattavista hakutoiminnoista lisätietoa

Miksi OpenKM sopii organisaatiosi dokumentin hallintaan?

OpenKM kerää yrityksen dokumentit ja tiedot yhteen paikkaan. Päätöksenteko ja työtehokkuus nousevat, kun tieto löytyy ja on oikeiden henkilöiden saatavilla oikeaan aikaan.

OpenKM – Dokumenttien hallinta (ECM)

  • Tiedon löytäminen ja oikeudet oikeille henkilöille
  • Dokumenttien lisäksi sähköpostit talteen ja näiden nopea haku
  • Kustannustehokas ja edullinen hankintahinta
  • Organisaation tietopääoma talteen ja hyödynnettäväksi toiminnassa
  • Mahdollista tuoda tietoa muista järjestelmistä.

OpenKM on kustannustehokas ja laajennettavissa, jos toiminnassasi tulee muutoksia tai uusia tarpeita (lisätietoa).

 

Kuka hyötyy dokumentinhallinnasta?

Voiko yrityksesi ottaa käyttöön dokumentinhallintajärjestelmän?

Yksi tekijä, joka huolestuttaa yhtiöitä otettaessa käyttöön dokumenttien hallintajärjestelmää on, mukautuuko järjestelmä liiketoiminnan kokonaisuuteen ja huomioiko se yrityksen tarpeet.

Vastatakseen tähän haasteeseen dokumentinhallinnan on oltava joustava.

Sen selvittämiseksi, miten paljon yrityksesi tarvitsee dokumentinhallintajärjestelmää, voidaan käyttää seuraavia kriteereitä.

Tarpeeton paperin käyttö

Fyysisen tilan hupeneminen ja arkistoitavien liiketoimintapapereiden kasvava määrä ovat ikäviä, mutta jokapäiväisiä ongelmia. Näiden ratkaisemiseksi on aina toivottavaa ottaa käyttöön dokumenttien hallintajärjestelmä. Tämän seurauksena säästät paperia ja lisäksi vähenee fyysisen tilan tarve paperin säilyttämistä varten.

Tietoturva& turvallisuus

Usein tieto paperilla menetetään tai toistettaessa sama asia uudestaan sitä on muiden vaikeampi hyödyntää, kun löytyminen on epävarmaa etenkin jos henkilöitä vaihtuu tai arkistomenetelmä ole läpinäkyvä kaikille. Asiakirjojen hallintajärjestelmä ehkäisee myös tietojen ja dokumenttien tarpeetonta menetystä sekä estää niitä joutumasta vääriin käsiin.

Yrityksen viestintä

Dokumenttien hallintajärjestelmä vaikuttaa positiivisesti yrityksen sisäiseen ja ulkoiseen viestintään. Järjestelmän yhtenäisyys mahdollistaa sen, että kuka tahansa yrityksen valtuuttama käyttäjä pääsee käsiksi yhtiön ylläpitämään dokumentaatioon. Lisäksi dokumenttien säilytyspaikasta löytyy ajantaisainen versio ja mahdollinen muutoshistoria ja dokumenttiin liitetyt erilliset kommentit, jotka eivät näy varsinaisessa dokumentissa.

Käytettävyys

Sovelluksen on oltava intuitiivinen ja käyttäjäystävällinen. Käyttöliittymän ominaisuudet ja toiminnallisuudet helpottavat käyttäjän hyväksyntää, parantavat prosessin toteutusta sekä käyttöä.

Navias – OpenKM -dokumentinhallinta mukautuu liiketoimintaasi

OpenKM dokumenttien hallintajärjestelmä on monipuolinen ja kattaa kaikki edellä mainitut vaatimukset.

Tehokkaat ominaisuudet mahdollistavat sen, että yrityksesi voi hallita tietojaan, helpottaa yhteistyötään sekä dokumenttien hallintaa ja hakua.

 

lähde: http://blog.openkm.com/en/can-my-company-implement-a-document-management-system/

PK-yrityksen dokumentinhallinta

On selvää, että suuryritykset tarvitsevat hyvän dokumenttienhallintaohjelmiston, koska ne käsittelevät suuren määrän asiakirjoja. Usein unohtuu, että myös pienet ja keskisuuret yritykset tuottavat asiakirjoja. Itse asiassa, on olemassa yhteisöjä, jotka joutuvat (enenevässä määrin) organisoimaan hallintoaan sähköisessä muodossa, mikä johtaa PK-yritysten dokumenttien hallinnan tarpeen kasvamiseen.

Mitä dokumentinhallinnan sovelluksella on tarjottavanaan PK-yrityksille?

Yritykset koosta riippumatta tarvitsevat dokumenttien hallinnan palveluita useista syistä, mutta ilmeisimpiä ovat aika-ja kustannussäästöt tiedostojen hallinnassa.
Dokumentinhallintajärjestelmän tarjoamia hyötyjä PK-yrityksille

  • Tiedostojen hallinta vähenee. Jos skannaamme asiakirjakokonaisuuden, havaitsemme kustannusten suhteessa fyysisten tiedostojen ylläpitoon ja hallintaan vähenevän huomattavasti.
  • Asiakaspalvelu. Dokumentinhallintajärjestelmän käyttöönoton myötä yrityksen prosesseja voi automatisoida, tietoa hallinnoida nopeammin ja näin parantaa asiakassuhteen hoitoa merkittävästi.
  • Tehokkuutta ja osaamista. Tietojenkäsittelyyn liittyvien palveluiden ansiosta, PK-yrityksen henkilöstö kasvattaa tehokkuuttaan, kun prosessit ovat ketterämpiä ja tehtävät muuttuvat kevyemmiksi. Lisäksi painopiste siirtyy tiedon syöttämisestä tiedon jalostamiseen ja oikeellisuuden tarkistamiseen.
  • Suorituskyky. Yksi merkittävimmistä eduista on, ettei tarvitse käyttää dokumenttien käsittelyyn perinteisiä dokumenttien hallinnan menetelmiä. Perinteisiin menetelmiin liittyvä hidas tiedonsaanti muuttuu tarpeettomaksi ajanhukaksi.
  • Yhteisöllisyys. Laadukas dokumenttienhallintaohjelmisto tarjoaa puitteet ja resurssit, joiden avulla yrityksen työntekijät voivat kommunikoida ja lähettää dokumentteja samalla alustalla eikä heidän tarvitse tätä varten turvautua muihin järjestelmiin.

Navias – OpenKM  ja  PK-yritykset

Dokumentinhallintaohjelmiston käyttöönotosta on PK-yritykselle huomattava etu.

Valittaessa yhtiöllenne parasta järjestelmää on huomioitava kaikki artikkelissa aiemmin mainitut kohdat ja niitä vasten harkittava, soveltuuko ohjelma todella tarpeisiinne.

Navias – OpenKM on dokumenttien hallinnan työkalu, joka sopeutuu täysin pienten, keskisuurten ja suurien yritysten vaatimuksiin. Yrityksen hallinnoimien dokumenttien kokonaismäärällä ei ole merkitystä. Niitä hallinnoidaan intuitiivisen käyttöliittymän kautta ja ulkoiset tahot voivat haluttaessa hyödyntää sitä.

Lähde: http://blog.openkm.com/en/document-management-for-smes/

Tiedonhallinnan ratkaisujen käsiteviidakko

Tiedonhallinnan ratkaisuihin liittyy runsaasti käsitteitä. Laajimmillaan kyse on yrityksen tietämyksen hallinnasta ja suppean tulkinnan mukaan yrityksen tuottaman sisällön julkaisu esimerkiksi nettisivuilla tai Extranetissä tulkitaan tiedonhallinnaksi. Yksittäisen osaratkaisun tai sen laajennuksen esimerkiksi dokumentinhallintajärjestelmän hallittu haltuunotto vaatii ponnistuksia useiden käsitteiden sisäistämiseksi. Laajan liiketoimintahyödyn saamiseksi tarvitaan kattava näkemys yrityksen tiedon hallinnan kentästä. Omassa organisaatiossa on oltava ymmärrystä, mitä halutaan ostaa ja miten yrityksen tietojärjestelmien tulee toimia. Kun osaaminen ja ymmärrys ovat riittävät, on seuraava askel selvittää miten oma ja yrityksesi työ helpottuvat, säästät aikaasi, saat tehostettua liiketoimintaasi ja uusittua yhteistyövälineitä. Mikäli haluat apua tai lisää tietoa, tarjoamme kevyttä esiselvitys- ja kartoitusprojektia ennen varsinaista dokumentinhallintajärjestelmän hankintaa.

Tiedon hallittuun jakamiseen ja tuottamisen kontrolliin kannattaa kiinnittää huomioita. Sieltä tulevat todelliset hyödyt liiketoimintaan. Valitettavasti tiedonhallinnan kentällä ei ole yhtä oikeaa ratkaisua eikä kaikille sopivia valmiita sääntöjä. Lisäksi IT-maailmalle tyypilliseen tapaan alkuun pääsyä hankaloittamaan on rakennettu käsiteviidakko. Tarjolla on runsaasti IT-termejä. Tähän Blogiin on kerätty yleisimpiä termejä. On myös hyvä tiedostaa, että IT-järjestelmille ominaiseen tapaan kutakin käsitettä pyritään venyttämään siten, että lukija voisi tulkita kunkin käsitteen kattavan kaiken tiedon hallintaan liittyvän toiminnan. Pelikentän havainnollistamiseksi teoreettinen kuva (kuva 1) jäsentää kentän suhteita. Sen jälkeen Wikipedian kuvaukset sekoittavat teorian tehokkaasti sekamelskaksi ja niiden pohjalta saisi lukija ponnistaa eteenpäin.

Suosittelen (ainakin kevyttä) perehtymistä yritysten ja organisaatioiden tiedonhallinnan käsitteisiin. Toivottavasti pelikentän jäsentäminen helpottaa omien tavoitteiden asettamista ja siten selkeyttää myös hankintaa että käyttöönottoa. Lisätietoa, valaistusta ja oikean polun yrityksellesi saat soittamalla tai lähettämällä yhteydenottopyynnön meille sähköpostitse tai Ota yhteyttä -lomakkeella.

Yrityksen tietämyksen hallinnan ratkaisuihin liittyvien käsitteiden painotusta ja suhteita kuvataan seuraavassa graafissa.

Tietämyksenhallinnan käsitteiden suhteet

Kuva 1:   Tietämyksenhallinnan käsitteiden suhteet

Kuvassa esiintyvien termien määrittely

  • • Knowledge Management (KM), tietämyksen hallinta/ johtaminen
  • • Enterprise Content Management (ECM), työkalut ja strategia yrityksen jäsentymättömän tiedon hallintaan
  • • Document Management System (DMS), dokumentinhallinnan järjestelmä
  • • Content Management System (CMS), sisällönhallinnan järjestelmä
  • • WebContent Management (WCM), sisällön julkaisu nettisivuille

Linkkejä lisätietoihin Wikipediasta: KM, ECM, DMS (englanniksi), CMSWCM.

Yrityksen tuottamaa tietoa voidaan hallinnoida useilla toisiaan täydentävillä ratkaisuilla. Yksi sovellus harvoin riittää kaikkeen yrityksen toimintaan. Esimerkiksi kirjoittamiseen käytetään usein Microsoftin Wordia, toimialan erityispiirteet on huomioitu tuotannonohjausjärjestelmässä, oma ohjelma tarvitaan markkinointia ja netin kautta yhteistyön tekemistä ja tiedon jakamista varten. Lopputuloksena syntyy paljon dokumentteja, yhteistyökommentteja, sähköpostiliikennettä ja palautteita asiakkailta ja omilta työntekijöiltä. Nykyaikainen järjestelmä kerää tiedon yhteen paikkaan ja pitää kirjaa muutoksista. Tiedon tallennusalusta taipuu myös liiketoiminnan muutoksiin, jolloin työt voidaan organisoida oman toiminnan edellyttämällä tavalla eikä siten kuin ohjelma vaatii.

NaviCaren tarjoama Navias – OpenKM on tiedonhallintaan kattava ja joustava alusta, johon voidaan liittää muista järjestelmistä tietoa tai sitä voidaan käyttää pääjärjestelmänä tiedon tuottamiseen ja järjestämiseen, oikeuksien ja tiedon jakamiseen ja tiedon löytämiseen. Versionhallintaan liittyvät muutoskirjaukset ja yhdessä ja omalla koneella työstämiset kuuluvat nykyaikaiseen ohjelmaan. Yhteistyövälineitä voi tarjota oman henkilökunnan lisäksi esimerkiksi avainasiakkaille tai julkaista tietoa tarjolle omaan Extranetiin.

Lisätietoja tiedonhallinnasta ja siihen liittyvistä ratkaisuista:

Tatu Lempiäinen
NaviCare Oy
050-309 6 903
tatu.lempiainen(at)navicare.fi